Cómo hacer una factura siendo autónomo: requisitos obligatorios y ejemplo

Qué vas a conseguir con este trámite

• Emitir facturas válidas ante Hacienda y ante tu cliente.
• Saber qué datos son obligatorios y cuáles son opcionales.
• Aplicar bien el IVA y, si toca, la retención de IRPF.

Requisitos

• Estar dado de alta en Hacienda con el modelo 036 (el 037 ya no existe desde febrero de 2025).
• Un sistema de numeración correlativo: un programa, una plantilla o una aplicación.
• Los datos fiscales completos del cliente si es una empresa u otro autónomo.

Los datos que debe llevar toda factura

Lo fija el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012):

1. Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos o razón social tuyos y del cliente.
4. Tu NIF, y el del cliente cuando la ley lo exige (por ejemplo, si es una empresa en otro país de la UE o si se aplica la inversión del sujeto pasivo).
5. Domicilio tuyo y del cliente.
6. Descripción del servicio o producto, con el precio unitario sin IVA y los descuentos que no estén ya incluidos en ese precio.
7. Tipo de IVA aplicado.
8. Cuota de IVA, por separado.
9. Fecha de la operación, si no coincide con la de la factura.
10. Si la operación está exenta de IVA, la mención de la exención y el artículo en que se basa.

IVA y retención de IRPF

• El IVA general es del 21 %, con tipos reducidos para ciertos bienes y servicios. Algunas actividades están exentas: en ese caso no se repercute, pero hay que indicar por qué.
• La retención de IRPF solo se aplica si eres profesional (actividades de la sección segunda del IAE, como un abogado, un diseñador o un consultor) y facturas a una empresa u otro autónomo. A un particular no se le aplica retención.
• La retención general es del 15 %. Los profesionales que empiezan pueden aplicar el 7 % el año de inicio y los dos siguientes, si no ejercieron ninguna actividad profesional el año anterior al inicio. Tienen que comunicárselo al cliente.

Ejemplo de cálculo

Un diseñador que factura 1.000 € a una empresa, con IVA al 21 % y retención del 15 %:

• Base imponible: 1.000 €
• IVA (21 %): + 210 €
• Retención IRPF (15 %): − 150 €
• Total a cobrar: 1.060 €

El IVA lo ingresarás en tu modelo 303. La retención la ingresa tu cliente en su nombre, y tú la descuentas en tu declaración de la renta.

Cuándo hay que emitirla

En el momento de la operación. Si el cliente es una empresa o un autónomo que actúa como tal, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente (artículo 11 del mismo reglamento).

Factura completa o simplificada

Puedes emitir factura simplificada (el antiguo tique) cuando el importe no pasa de 400 €, IVA incluido, y en algunos sectores de venta al público hasta 3.000 €. Si el cliente es una empresa y la necesita para deducirse el IVA, pedirá la completa.

Paso a paso (resumen)

1. Asigna el número siguiente de la serie.
2. Pon tus datos y los del cliente.
3. Describe el trabajo con su precio sin IVA.
4. Aplica el IVA y, si eres profesional y facturas a una empresa, la retención.
5. Calcula el total y envíala.
6. Guarda una copia y anótala en tu libro de facturas emitidas.

Programas de facturación y VERI*FACTU

Si facturas con un programa informático, tendrá que cumplir el reglamento de sistemas de facturación (VERI*FACTU). Tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025, los autónomos tienen de plazo hasta el 1 de julio de 2027.

Errores frecuentes

• Saltarse números o reiniciar la numeración sin cambiar de serie.
• Borrar una factura mal hecha. Se corrige con una factura rectificativa, que va en su propia serie.
• Aplicar retención a un particular, o no aplicarla a una empresa cuando eres profesional.
• No indicar el motivo de una operación exenta de IVA.
• No guardar copia. Hay que conservar las facturas durante el plazo de prescripción.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio incluir IRPF?

Solo si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo. La mayoría de actividades empresariales no llevan retención en sus ventas; la excepción son algunas actividades en módulos, con un 1 %. A los particulares nunca se les retiene.

¿En qué idioma y moneda?

En cualquier idioma y moneda, pero la cuota de IVA tiene que expresarse en euros.