Factura proforma: qué es y para qué sirve

Qué vas a conseguir con este trámite

• Saber cuándo te sirve una factura proforma y cuándo no.
• No confundirla con una factura: ni se numera en tu serie ni se declara.
• Evitar declarar ingresos antes de tiempo.

Qué es una factura proforma

Es un documento comercial que anticipa cómo será la factura definitiva: qué se vende, a qué precio, con qué impuestos y en qué condiciones. Sirve para que el cliente sepa exactamente qué le vas a cobrar antes de que se haga la operación.

No es una factura. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) regula las facturas completas, las simplificadas y las rectificativas; la proforma no es ninguna de ellas y no tiene sus efectos fiscales. No da derecho a deducir el IVA a quien la recibe.

Para qué se usa

• Cuando el cliente la necesita para pedir financiación, una subvención o una autorización de compra en su empresa.
• Para pedir un pago anticipado antes de servir un pedido.
• En comercio exterior, para trámites previos al envío.
• Para confirmar por escrito las condiciones de un pedido ya aceptado.

En qué se diferencia de un presupuesto

El presupuesto es una oferta: el cliente todavía decide. La proforma suele emitirse cuando la operación ya está casi cerrada y muestra cómo quedará la factura. Ninguno de los dos es una factura.

Qué debe llevar

• La palabra «PROFORMA» bien visible.
• Tus datos y los del cliente.
• Descripción, cantidades, precio unitario, impuestos y total.
• Condiciones: forma de pago, plazo de entrega y validez de la oferta.

Cuándo emites la factura de verdad

Cuando se hace la operación o, si el cliente te paga por adelantado, cuando cobras ese anticipo: en ese momento se devenga el IVA y tienes que emitir la factura definitiva, con el número siguiente de tu serie. Es esa factura la que va a tus libros y a tus declaraciones.

Paso a paso (resumen)

1. Prepara el documento con los datos del cliente y de la operación.
2. Marca claramente «Factura proforma».
3. Dale, si quieres, una referencia interna, pero no un número de tu serie de facturas.
4. No la anotes como ingreso ni la incluyas en el 303.
5. Emite la factura definitiva cuando proceda.

Errores frecuentes

• Numerarla como una factura ordinaria, lo que deja un hueco o un duplicado en tu serie.
• Declararla en el modelo 303.
• Cobrar un anticipo y no emitir factura por él porque «ya se hizo la proforma».
• Confundirla con un presupuesto cuando el cliente todavía no ha aceptado.

Preguntas frecuentes

¿Tiene validez fiscal?

No. No genera IVA a ingresar ni se puede deducir. Los efectos fiscales los tiene la factura definitiva.

¿Puedo cobrar con una proforma?

Puedes pedir el pago con ella, pero en cuanto cobres un anticipo tienes que emitir la factura por ese importe.

¿Tengo que conservarla?

No es obligatoria como una factura, pero conviene guardarla con el resto de la documentación de la operación.